Integrationsgeschäftsdatei (InGe)
Bei der Durchführung der Integrationskurse müssen zahlreiche Daten erfasst werden. Diese sollen sowohl dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, als auch – im Rahmen der gesetzlichen Grundlagen – den Kooperationspartnern wie Ausländerbehörden, JobCentern und rund 1.400 zugelassenen Kursträgern, zur Verfügung stehen.
Allgemeines
Um nicht mehr auf ein zeit- und kostenintensives reines Papierverfahren angewiesen zu sein, sondern statt dessen die Durchführung der Integrationskurse professionell koordinieren und steuern zu können, hat das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge die IT-Anwendung "Integrationsgeschäftsdatei" (abgekürzt InGe) entwickelt. Die Mitarbeiter des Bundesamtes nutzen InGe bereits seit 2005.
InGe 2.0
Da sich die Integrationskurse und deren rechtliche Grundlagen in den letzten Jahren verändert und weiter entwickelt haben, wurde parallel auch InGe optimiert und erweitert.
Das Bundesamt verbesserte die Geschwindigkeit, Flexibilität und Ergonomie der Datenbank und ermöglichte neue Funktionalitäten und Workflows. Die konsolidierte InGe 2.0 ist seit 1. Juli 2010 in Betrieb.
InGe-Online
Angesichts der Vielzahl externer verfahrensbeteiligter Stellen (Ausländerbehörden, Träger der Grundsicherung, Bundesverwaltungsamt, Kursträger) soll der externe Datenaustausch elektronisch erfolgen. Für die Kursträger ist dies in der Integrationskursverordnung (IntV) zwingend vorgesehen.
Zu diesem Zweck hat das Bundesamt InGe zu einem online-fähigen System – namentlich InGe-Online – ausgebaut, das mittlerweile verstärkt auch den am Prozess beteiligten Institutionen zur Verfügung steht.
Ziel der Anbindung externer Beteiligter ist die Verringerung des Verwaltungsaufwandes bei allen Beteiligten, also beispielsweise die Reduzierung von Papierkosten, Porto und Wartezeiten. Auch eine Erhöhung der Datenqualität und –aktualität soll erreicht werden.
Anbindung einzelner Beteiligter
Im Folgenden wird für die einzelnen Institutionen erläutert, inwieweit die Nutzung von InGe-Online bereits möglich ist, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie sich die Anwendung in der Praxis darstellt.
Ausländerbehörden ABH-Online
Möglichkeit der Anbindung
Für die Ausländerbehörden (ABH) besteht seit 2007 die rechtliche und technische Möglichkeit, die erwähnten Daten über eine vom Bundesamt bereitgestellte Schnittstelle aus dem eigenen IT-System heraus elektronisch zu übermitteln. Etwa 435 Ausländerbehörden nutzen derzeit dieses Angebot.
Verfahren der Anbindung
Ausländerbehörden, die an InGe-Online angebunden werden möchten, müssen zunächst ihre eigene Software um die vom Bundesamt benötigten Daten – beispielsweise Datum der Verpflichtung zum Integrationskurs – erweitern (lassen).
Daraufhin sind beim Bundesamt die Benutzerdaten zu erfragen. Anschließend übersendet die ABH Testdaten und teilt diese dem Bundesamt gesondert mit. Die Korrektheit der übermittelten Daten wird überprüft. Bei erfolgreicher Testdatenübermittlung erhält die Ausländerbehörde hierüber eine Bestätigung und kann nunmehr über ein definiertes Austauschformat Echtdaten an das Bundesamt übersenden.
Anwendung in der Praxis
Möchte die Ausländerbehörde ihrem Kunden eine Berechtigung oder Verpflichtung zum Integrationskurs ausstellen, übermittelt sie zunächst die erforderlichen Daten an das Bundesamt.
Bevor das Bundesamt die gesendeten Daten in InGe übernimmt, erfolgt zunächst eine so genannte "Dublettenprüfung". Hintergrund ist, dass § 4 Abs. 1 Satz 2 IntV nur zur einmaligen Teilnahme am Integrationskurs berechtigt. Ergibt die Prüfung, dass eine Person mit identischem Namen, Geburtsdatum und Geschlecht bereits im System vorhanden ist, erhält die ABH eine automatisierte Rückmeldung mit der Bitte, sich mit der zuständigen Regionalstelle des Bundesamtes in Verbindung zu setzen. Gemeinsam muss dann zur Verhinderung von Doppelverpflichtungen (oder dem Nebeneinander von Berechtigung und Verpflichtung für nur eine Person) geprüft werden, ob Personenidentität oder lediglich eine zufällige Namensgleichheit vorliegt.
Bei Personenidentität sind grundsätzlich folgende Fallgruppen zu unterscheiden:
- Die Ausstellung einer Teilnahmeberechtigung ist nicht möglich, wenn die Person bereits durch eine andere Stelle zur Teilnahme berechtigt oder verpflichtet wurde.
- Die Verpflichtung zum Integrationskurs ist nicht möglich, wenn die Person bereits durch eine andere Stelle (beispielsweise das JobCenter) verpflichtet wurde.
- Im Falle einer beabsichtigten Teilnahmeverpflichtung und einer bereits von anderer Stelle vorliegenden (bloßen) Teilnahmeberechtigung kann die Ausländerbehörde entscheiden, ob die Verpflichtung die bestehende Berechtigung ersetzen soll.
Frühere Teilnahmeberechtigungen oder –verpflichtungen, deren Gültigkeitszeitraum ungenutzt (also ohne Anmeldung bei einem Kursträger) abgelaufen ist, werden bei dieser Prüfung nicht berücksichtigt.
Ergeben all diese Prüfschritte, dass die Berechtigung oder Verpflichtung erteilt werden kann, erfolgt die endgültige Speicherung des neuen Datensatzes beim Bundesamt. Von InGe wird automatisch eine Kennziffer erzeugt und ins System der ABH übermittelt. Diese Bundesamts-Kennziffer dient der eindeutigen Identifizierung des Berechtigten bei der weiteren Kommunikation zwischen den beteiligten Stellen. Die Ausländerbehörde kann dann die Bestätigung über die Teilnahmeberechtigung am Integrationskurs mit dieser Kennziffer ausdrucken und ihrem Kunden aushändigen.
Falls die Daten nicht gespeichert werden können, erhält die ABH eine entsprechende Mitteilung vom Bundesamt.
Zusammengefasst bedeutet dies, dass bei Zusendung einer Bundesamts-Kennziffer die Ausländerbehörde sicher sein kann, dass für die Person keine "konkurrierende" Berechtigung/Verpflichtung einer anderen Stelle beim Bundesamt vorliegt.
Ausblick
Das Online-Verfahren soll nicht auf die einseitige Datenübermittlung durch die Ausländerbehörde beschränkt bleiben. Im Rahmen des Projektes "XAusländer" ist für die Zeit ab Mai 2013 geplant, dass Ausländerbehörden die Möglichkeit eines Zugriffs auf die Daten aus InGe haben, welche in der Integrationskursverordnung definiert sind. Die Rechtsgrundlagen hierfür sind bereits dort aufgenommen worden.
Mit der Ausweitung auf den Standard "XAusländer" bei der Kommunikation zwischen Ausländerbehörden und Bundesamt wird die ABH-Online-Schnittstelle von InGe technisch auf den Standard OSCI-Transport umgebaut. Dieser wird bereits für die Kommunikation der Ausländerbehörden untereinander verwendet.
Kursträger: Träger-Online
Möglichkeit der Anbindung
Für Integrationskursträger werden vom Bundesamt derzeit zwei Verfahren zur Anbindung an InGe entwickelt: Das Web-Service-Verfahren und das Web-Masken-Verfahren.
Kursträger müssen künftig zwingend an InGe-Online angebunden werden. Die Initiative für den Anschluss geht vom Bundesamt aus. Mit der Umsetzung dieser neuen Regelung wird 2012 begonnen.
Web-Service-Verfahren
Im Rahmen des Web-Service-Verfahrens wird vom Bundesamt kostenlos eine Online-Schnittstelle bereit gestellt.
Der Kursträger muss – ggf. über einen IT-Dienstleister – sein Kursverwaltungssystem gemäß der Schnittstellendokumentation so weit anpassen, dass die Daten in dem vom Bundesamt geforderten Format an die Schnittstelle übermittelt werden können.
Weiterhin ist sicherzustellen, dass Fehlermeldungen, die vom Bundesamt zurück geliefert werden, vom System des Kursträgers richtig verarbeitet werden. Eventuell anfallende Kosten für die erstmaligen - sowie aufgrund weiterer Funktionen oder Änderungen des Verfahrens später erforderlichen - Anpassungen des Kursverwaltungssystems sind vom Kursträger zu tragen.
Der Vorteil des Web-Service-Verfahrens ist darin zu sehen, dass die Daten – je nach Programmierung des Kursverwaltungssystems beim Träger – "auf Knopfdruck" an das Bundesamt übertragen werden können und in der Regel keine manuellen Doppelerfassungen notwendig sind. Zudem wird über das Web-Service-Verfahren für den Träger der Datenabruf aus InGe, beispielsweise von Auskünften zu gemeldeten/teilnehmenden Personen, möglich sein.
Dank der optional möglichen "asynchronen" Datenverarbeitung werden Daten auch dann (zeitverzögert) in InGe eingespielt, falls InGe zum Zeitpunkt der Datenübersendung nicht zur Verfügung steht.
Web-Masken-Verfahren
Die Alternative zum technisch anspruchsvolleren Web-Service-Verfahren ist die über das Internet (mindestens 1 MBit/s Übertragungsrate) abrufbare Web-Maske, die ebenfalls kostenlos vom Bundesamt zur Verfügung gestellt wird.
In die Web-Maske müssen die erforderlichen Daten manuell eingegeben werden. Sofern die Eingabe fehlerlos erfolgt, d.h. keine Fehleintragungen getätigt oder Pflichtfelder nicht befüllt wurden, vollzieht sich die Datenübermittlung an InGe. Die in der Web-Maske gemachten Eintragungen können jedoch aus technischen Gründen nicht – beispielsweise für später ggf. erforderliche erneute Übersendungen – gespeichert werden.
Es entsteht folglich ein größerer manueller Erfassungsaufwand beim Kursträger für die Übersendung der Daten an das Bundesamt im Vergleich zum Web-Service-Verfahren. Es ist zudem lediglich eine "synchrone" Datenübertragung möglich; dies bedeutet, dass die Datenübermittlung abgewiesen wird, falls InGe gerade nicht zur Verfügung steht. Außerdem wird der Abruf von Daten durch den Träger aus InGe über das Web-Masken-Verfahren nicht möglich sein.
Der Vorteil dieses Verfahrens besteht darin, dass später erforderlich werdende Anpassungen, z.B. auf Grund von Änderungen des Integrationskursverfahrens, nicht durch den Kursträger selbst vorgenommen werden müssen. Erweiterungen oder geänderte Versionen werden durch das Bundesamt bereitgestellt.
Verfahren der Anbindung
Zur Vorbereitung der Anbindung aller Kursträger erfolgte im Sommer 2011 eine Fragebogenaktion, in der die Kursträger Angaben zur bevorzugten Online-Variante sowie zu ihrer IT-Ausstattung übermitteln sollten. Die hier ermittelten Daten werden den Regionalkoordinatoren ab April 2012 über die Anwendung "InGe-Kursträger" zur Verfügung stehen.
In einem Einführungskonzept wird durch das Bundesamt festgelegt, welche Kursträger zu welchen Terminen abhängig von den beim Bundesamt verfügbaren Ressourcen angebunden werden. Sofern Kursträger abweichend von diesen Festlegungen bereits zu einem früheren Zeitpunkt angebunden werden möchten, so ist dies nach Abstimmung mit dem Bundesamt ggf. möglich.
Das Anschlussprocedere erfolgt IT-gestützt über "InGe-Kursträger". Der zuständige Regionalkoordinator setzt sich mit dem im Fragebogen genannten Ansprechpartner beim Kursträger in Verbindung und überprüft zunächst in Abstimmung mit dem Träger, ob die im Fragebogen gemachten Angaben noch zutreffen. Anschließend wird das erste Informationspaket, bestehend aus
- der Schnittstellendokumentation (nur Web-Service-Verfahren)
- der Bedienungsanleitung (nur Web-Masken-Verfahren)
- den jeweiligen Nutzungsbestimmungen und
- einem Informationsschreiben zum gewählten Verfahren,
an den Träger versandt.
Anschließend ist das folgende definierte Verfahren zu durchlaufen:
Nach Bestätigung der Annahme der Nutzungsbestimmungen durch den Kursträger erhält dieser den Registrierungscode für eine vom Bundesamt bereitgestellte Anwendung zur "Delegierten Benutzerverwaltung" (DeBeV-Test). Über diese Anwendung kann der Kursträger seine Benutzer für die Testdurchführung selbst administrieren. Weiterhin erhält der Kursträger das Testkonzept und vorbereitete Testdaten.
Der Test ist notwendig, um sicherzustellen, dass bei jedem Kursträger mindestens ein fachkompetenter Ansprechpartner zur Verfügung steht, der die Funktionen der Schnittstelle in allen Ausprägungen getestet hat und somit nachvollziehen kann.
Sobald der Test erfolgreich durchgeführt und in der zuständigen Regionalstelle des Bundesamtes überprüft wurde, verschickt diese den Registrierungscode für die "Delegierte Benutzerverwaltung" (DeBeV-Produktiv). Hierüber kann der Kursträger seine Anwender für die anschließende Aufnahme des Produktivbetriebes selbst administrieren. Weiterhin erhält der Kursträger eine Bescheinigung über die erfolgreiche Testdurchführung sowie die Freigabe für den Produktivbetrieb.
Support
Soweit nach erfolgtem Produktivstart Unterstützung des Bundesamtes erforderlich ist, soll diese nach einem derzeit in der Abstimmung befindlichen Supportkonzept gewährleistet werden.
Sofern es erforderlich sein sollte, dass im Online-Verfahren vom Kursträgern übermittelte Daten aufgrund von Fehlübertragungen geändert werden müssen, können diese Änderungen aus Datenschutzgründen nur von Mitarbeitern des Bundesamtes vorgenommen werden.
Test-Verfahren: DTZ-Online
Möglichkeit der Anbindung
Auch die Ergebnisse der geförderten Integrationskursteilnehmer im Sprachtest "Deutsch-Test für Zuwanderer" (DTZ) werden elektronisch übermittelt.
Zu diesem Zweck hat das Bundesamt im Dezember 2011 eine entsprechende Webservice-Schnittstelle mit der telc GmbH in Betrieb genommen. Die Möglichkeit hierzu wurde im Rahmen der fortentwickelten InGe 2.0 geschaffen. Sie trägt zur Reduzierung des Verwaltungsaufwandes auch bei der Durchführung des DTZ bei und bewirkt gleichzeitig, dass das Bundesamt zukünftig sehr viel schneller über wichtige Kennzahlen zu den Kursergebnissen verfügt.
Verfahren der Anbindung
Die Anbindung ist bereits abgeschlossen. Für DTZ-Prüfungen, die ab dem 1. Januar 2012 durchgeführt werden, entfällt somit die Übersendung der Kopien von DTZ-Zertifikaten und –Bewertungsbögen durch die Kursträger an das Bundesamt. Nur so genannte "Selbstzahler" sind hiervon ausgenommen.
Die Kursträger melden jedoch weiterhin die Pass- und Ausweisnummern sowie gegebenenfalls aktualisierte Anschriften aller Teilnehmer an das Bundesamt.
Sobald das Prüfungsergebnis von telc übermittelt wurde (und damit der DTZ-Datensatz komplett ist) und das Ergebnis des Orientierungskurstests über die OET-Anwendung erfasst wurde, wird ein so genannter Postkorbeintrag in InGe erzeugt. Das Zertifikat oder die Bescheinigung über das in den Abschlusstests tatsächlich erreichte Ergebnis für den Teilnehmer können dann direkt von der Regionalstelle ausgestellt werden.
Datenaustausch mit Trägern der Grundsicherung
Die Meldungen der Träger der Grundsicherung (TGS) an das Bundesamt zu Verpflichtungen von Leistungsempfängern zur Teilnahme am Integrationskurs erfolgen derzeit noch im Papierverfahren.
Es sind vorbereitende Maßnahmen hinsichtlich eines Online-Anschlusses der TGS an InGe – voraussichtlich ab 2013/2014 über den Standard "XAusländer" – geplant.
Datenaustausch mit dem Bundesverwaltungsamt
Der Austausch von Daten der Spätaussiedler zwischen dem Bundesverwaltungsamt und dem Bundesamt erfolgt bereits automatisiert.
