Die Digitalisierungsagenda 2022 , Datum: 29.04.2021, Format: Artikel, Bereich: Behörde

Ursprung und Zielsetzung

Aufgrund der sich stark verändernden Rahmenbedingungen (steigende Fallbearbeitungszahlen, steigende Beschäftigtenzahl) hat sich das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) mit der Digitalisierungsagenda 2022 zum Ziel gesetzt, viele informationstechnologische Prozesse strategisch neu auszurichten. Insbesondere im Hinblick auf den stetigen Wandel im Bereich der Digitalisierung kann solch eine Strategie nie als abgeschlossen betrachtet werden. Vielmehr unterliegt sie einer ständigen Bewertung, ob die beabsichtigten und getroffenen Maßnahmen dazu dienen, das Ziel einer robusten und skalierbaren IT weiterhin zu erfüllen. Daher schreibt das BAMF die strategischen Ziele seiner IT auch über das Jahr 2020 hinaus fort und zieht Bilanz zum bisher Erreichten.

Welche Erfolge wurden bis 2020 erreicht?

Größer darstellen Die Digitalisierung besteht aus vier Ebenen, organisatorische Grundlagen sind ihr Fundament. Quelle: BAMF

Durch eine Stabilisierung und Modernisierung der IT-Infrastruktur konnten die Systemausfallzeiten seit 2018 auf nahezu null reduziert werden. Der Zugang zu Integrations- und Sprachkursen wurde wesentlich verbessert, indem digitale Anbindungen zu den beteiligten Institutionen geschaffen wurden. Somit besteht jederzeit Transparenz über aktuelle Kursangebote. Des Weiteren werden die neuen Technologien wie künstliche Intelligenz und Blockchain im Sinne der Umsetzungsstrategie der Bundesregierung zur Gestaltung des digitalen Wandels erprobt, um interne Prozesse zu optimieren. Konsequenterweise wurde hierzu das Kompetenzzentrum Fachanalytik etabliert, das die Fachbereiche durch Methoden der angewandten künstlichen Intelligenz unterstützt, um daraus Erkenntnisse abzuleiten und datengestützte Entscheidungen zu ermöglichen. Agile Arbeitsweisen konnten erfolgreich in die Gesamtorganisation eingeführt werden und finden – je nach Projekterfordernis – regelmäßig Anwendung. Zudem setzt das BAMF auf eine serviceorientierte IT-Infrastruktur und Microservices.

Herausforderungen bei der Umsetzung neuer Digitalisierungsinitiativen

Größer darstellen Digitalisierung betrifft alle Bereiche des BAMF sowie die Schnittstellen zu anderen Behörden. Quelle: BAMF

Es zeigte sich, dass eine zunehmende Digitalisierung immer auch mit einem Kulturwandel verbunden ist. Hierfür muss der Wandel nicht nur nach außen in Bezug auf die betroffenen Behörden, sondern auch nach innen vollzogen werden. Denn ein wichtiger Erfolgsfaktor der Digitalisierung ist die Akzeptanz der Nutzenden. Hierzu gehört auch, dass über die laufenden IT-Projekte und Maßnahmen intern transparent kommuniziert wird. So werden regelmäßig Veranstaltungen durchgeführt, in denen über aktuelle IT-Projekte berichtet wird. Es wurde zudem ein IT-Labor eingerichtet, um unsere Projektarbeit für die Mitarbeitenden außerhalb des IT-Bereiches erlebbar zu machen.

Weiterhin ist der Weg zu einer agilen und modernen Behörde davon geprägt, dass bei einem steigenden Digitalisierungsgrad auch der Digitalisierungsdruck innerhalb der Organisation durch äußere Einflüsse wächst. Infolge dessen führt dies dazu, dass die IT steigenden Erwartungen und Anforderungen gegenübersteht.