InGe-Online-Kursträger , Datum: 14.11.2019, Format: Artikel, Bereich: Integration , Funktionen und Möglichkeiten der Anbindung

Für die gemäß IntV verpflichtende Anbindung der Kursträger an InGe-Online hat das Bundesamt zwei Verfahren entwickelt: Das Web-Service-Verfahren und das Web-Masken-Verfahren.

Die flächendeckende Anbindung wurde in einer ersten Ausbaustufe mit den Daten zur Anmeldung der Teilnehmer beim Kursträger sowie den Daten der Kursbeginnmeldung zum 30.06.2013 abgeschlossen.

Als zunächst optionale Funktion für Kursträger, die das Web-Service-Verfahren nutzen, wurde ab 01.01.2014 ein Auskunftsersuchen über InGe-Online-Kursträger zu den bei ihnen jeweils angemeldeten / teilnehmenden Personen bereitgestellt. Um diese Funktion einsetzen zu können, muss die Software des Kursträgers insoweit zunächst getestet und abgenommen werden. Nach Freigabe durch die Zentrale des Bundesamtes kann diese Funktion grundsätzlich durch Kursträger, die eine freigegebene Software einsetzen, genutzt werden. Ein weiterer Test ist dabei auf freiwilliger Basis möglich.

Ab 01.05.2019 steht die Teilnehmer-Auskunft allen Kursträgern unabhängig von der Art der Online-Anbindung (Web-Masken- oder Web-Service-Verfahren) verpflichtend zur Verfügung.

Die Auskunftsfunktion dient insbesondere zur Prüfung, ob

• im Falle von teilnahmeverpflichteten Personen neben der den Berechtigungsschein ausstellenden Behörde noch weitere Stellen eine Verpflichtung erteilt haben, beispielsweise neben der Ausländerbehörde auch das Jobcenter. Diese Information ist erforderlich, damit Sie Ihren Meldepflichten im Zusammenhang mit der Feststellung einer ordnungsgemäßen Kursteilnahme von Teilnahmeverpflichteten  vollständig nachkommen können, indem Sie alle verpflichtenden Stellen informieren,
• eine Teilnahmeberechtigung wegen mehr als einjähriger Kursinaktivität gemäß § 4 Abs. 1 Satz 3 IntV erloschen ist,
• die teilnahmeberechtigte Person den Förderanspruch bereits bei einem anderen Kursträger (teilweise) verbraucht hat.

Als Ausbaustufe dieses Online-Verfahrens hat das BAMF zum 01.04.2015 eine weitere Funktion "Sprachtest melden" für alle Kursträger verpflichtend eingeführt. Hierbei meldet der Kursträger die Teilnahme am Sprachtest „Deutsch-Test für Zuwanderer“ (DTZ) sowie weitere für die Ausstellung der Abschlussbescheinigung erforderliche Daten (Pass-/Ausweisnummer und aktualisierte Anschrift). Diese Meldung wird ergänzt durch die Übermittlung der Testergebnisse durch das Testinstitut (siehe InGe-Online-Test).

Zur Erreichung einer möglichst hohen Transparenz über das verfügbare Angebot an Integrationskursplätzen für alle am Verfahren Beteiligten wurde das Verfahren im Jahr 2018 in zwei Stufen weiter ausgebaut:

• Für alle seit dem 01.02.2018 neu beginnenden Integrationskurse übermitteln die Kursträger möglichst drei Monate im Vorfeld eine sog. "Kursplanungsmeldung". Neben allen relevanten kursbezogenen Informationen enthält diese Meldung die personenbezogene Angabe der für den Kurs bereits eingeplanten Teilnehmer. Alle bis zum Kursbeginn eintretenden kurs- und teilnehmerbezogenen Änderungen sind von den Kursträgern zeitnah über eine Aktualisierungsmeldung zu übermitteln.
• Für alle ab dem 01.11.2018 beginnenden Kursabschnitte (auch für zu diesem Zeitpunkt bereits laufender Kurse) übermitteln die Kursträger innerhalb von einer Woche nach dem jeweiligen Beginn eine sog. "Kursabschnittsbeginnmeldung". Dies gilt nicht für den ersten Kursabschnitt, dessen Beginn über die Kursbeginnmeldung übermittelt wird. Analog zur Kursbeginnmeldung enthalten die Kursabschnittsbeginnmeldungen allen relevanten kursbezogenen Informationen sowie die teilnehmerbezogene Angabe der belegten Plätze. Im Laufe des jeweiligen Kursabschnitts eintretende Korrekturen/Änderungen übermitteln die Kursträger zeitnah über eine Aktualisierungsmeldung. Vor Einführung dieser Meldungen erhielt das BAMF im Anschluss an die Kursbeginnmeldung die Informationen zum Fortgang des Kurses erst nachträglich anhand der Unterlagen zur Abrechnung der einzelnen Kursabschnitte.

Anhand der aktuellen Informationen zu den Kursen und deren Auslastung kann das BAMF Teilnahmeberechtigte zielgerichtet in neu beginnende bzw. (im Falle bereits vorhandener Deutschkenntnisse) in einen höheren Kursabschnitt bereits laufender Kurse zusteuern. Zudem können verpflichtende Stellen über InGe-Online jederzeit den aktuellen Kursstand der verpflichtend Teilnehmenden feststellen.

Darüber hinaus werden die aktuellen Daten geplanter und laufender Kurse (Zeiträume, Zahl der freien Plätze) über das Geoinformationssystem des BAMF „WebGIS“ veröffentlicht. Damit hat jeder am Verfahren Beteiligte die Möglichkeit, über die Postleitzahl und/oder den Wohnort den nächstgelegenen freien Kursplatz für die benötigte Kursart zu finden.

Für Kursträger, die seit 01.07.2013 eine neue Zulassung zur Durchführung von Integrationskursen beantragen, ist der Anschluss an das Online-Verfahren (für alle zum jeweiligen Zeitpunkt produktiven Funktionen) Zulassungsvoraussetzung.

Web-Service-Verfahren

Im Rahmen des Web-Service-Verfahrens stellt das Bundesamt kostenlos eine Online-Schnittstelle bereit.

Der Kursträger muss – ggf. über einen IT-Dienstleister – sein Kursverwaltungssystem gemäß der Schnittstellendokumentation so weit anpassen, dass die Daten in dem vom Bundesamt geforderten Format an die Schnittstelle übermittelt werden können.

Weiterhin ist sicherzustellen, dass Fehlermeldungen, die vom Bundesamt zurück geliefert werden, vom System des Kursträgers richtig verarbeitet werden. Eventuell anfallende Kosten für die erstmaligen – sowie aufgrund weiterer Funktionen oder Änderungen des Verfahrens später erforderlichen – Anpassungen des Kursverwaltungssystems sind vom Kursträger zu tragen.

Der Vorteil des Web-Service-Verfahrens liegt darin, dass die Daten – je nach Programmierung des Kursverwaltungssystems beim Kursträger – "auf Knopfdruck" an das Bundesamt übermittelt werden können und in der Regel keine manuellen Doppelerfassungen notwendig sind.

Dank der optional möglichen "asynchronen" Datenverarbeitung werden Daten auch dann (zeitverzögert) in InGe eingespielt, falls das System zum Zeitpunkt der Datenübersendung nicht zur Verfügung steht.

Web-Masken-Verfahren

Die Alternative zum technisch anspruchsvolleren Web-Service-Verfahren ist die über das Internet (mindestens 1 MBit/s Übertragungsrate) abrufbare Web-Maske, die das Bundesamt ebenfalls kostenlos zur Verfügung stellt.

In die Web-Maske müssen die erforderlichen Daten grundsätzlich manuell eingegeben werden. Sofern die Eingabe formal fehlerlos und fachlich plausibel erfolgt, d.h. z.B. keine Fehleintragungen getätigt oder Pflichtfelder unbefüllt bleiben, erfolgt die Datenübermittlung an InGe. Die in der Web-Maske getätigten Eintragungen können jedoch aus technischen Gründen nicht – beispielsweise für später ggf. erforderliche erneute Übersendungen – gespeichert werden. Um im Rahmen der Aktualisierung der Kursplanungs- bzw. Kursabschnittsmeldungen eine anwenderfreundliche Bedienung zu ermöglichen, können im Rahmen dieser Funktionen die bereits beim Bundesamt gespeicherten Kursdaten abgerufen werden und zur Aktualisierung vorbelegt werden. Dies führt dazu, dass Aktualisierungen mit wenigen Mausklicks erledigt werden können.

Es besteht dennoch im Vergleich zum Web-Service-Verfahren ein größerer manueller Erfassungsaufwand beim Kursträger für die Übersendung der Daten an das Bundesamt. Es ist zudem lediglich eine "synchrone" Datenübertragung möglich; dies bedeutet, dass die Datenübermittlung abgewiesen wird, falls InGe zum Sendezeitpunkt nicht zur Verfügung steht.

Der Vorteil dieses Verfahrens besteht darin, dass später erforderlich werdende Anpassungen, z. B. auf Grund von Änderungen des Integrationskursverfahrens, nicht durch den Kursträger selbst vorgenommen werden müssen. Erweiterungen (wie z.B. die Sprachtestmeldung seit 01.04.2015, Kursplanungs- und Kursabschnittsbeginnmeldungen im Jahre 2018, Änderungen der bestehenden Funktionen) oder geänderte Versionen stellt das Bundesamt kostenfrei bereit.

Verfahren der Anbindung

Das Anschlussprocedere erfolgt IT-gestützt über "InGe-Kursträger". Der zuständige Regionalkoordinator setzt sich mit dem genannten Ansprechpartner beim Kursträger in Verbindung und versendet das erste Informationspaket, bestehend aus

• der Schnittstellendokumentation (nur Web-Service-Verfahren)
• der Bedienungsanleitung (nur Web-Masken-Verfahren)
• der Bedienungsanleitung InGe-Online-Portal (Informationsplattform)
• den jeweiligen Nutzungsbestimmungen und
• einem Informationsschreiben zum gewählten Verfahren,

an den Träger.

Anschließend sind folgende Schritte zu durchlaufen:

Nach Akzeptanz der Nutzungsbestimmungen durch den Kursträger erhält dieser den Registrierungscode für eine vom Bundesamt bereitgestellte Anwendung zur "Delegierten Benutzerverwaltung" (DeBeV-Test). Über diese Anwendung kann der Kursträger seine Benutzer für die Testdurchführung selbst administrieren. Weiterhin erhält der Kursträger das Testkonzept und vorbereitete Testdaten.

Der Test ist notwendig, um sicherzustellen, dass bei jedem Kursträger mindestens ein fachkompetenter Ansprechpartner zur Verfügung steht, der die Funktionen der Schnittstelle in allen Ausprägungen getestet hat und somit nachvollziehen kann.

Sobald der Test erfolgreich durchgeführt und in der zuständigen Regionalstelle des Bundesamtes überprüft wurde, verschickt diese den Registrierungscode für die "Delegierte Benutzerverwaltung" (DeBeV-Produktiv). Hierüber kann der Kursträger seine Anwender für die anschließende Aufnahme des Produktivbetriebes selbst administrieren. Weiterhin erhält der Kursträger eine Bescheinigung über die erfolgreiche Testdurchführung sowie die Freigabe für den Produktivbetrieb.

Dieses Testverfahren muss für weitere verpflichtende Ausbaustufen des Online-Verfahrens ggf. neu durchlaufen werden.  

Bislang für einzelne Funktionen noch nicht produktiv genutzte Software von IT-Dienstleistern muss grundsätzlich zunächst ein vorgeschaltetes Abnahmeverfahren über die Zentrale des Bundesamtes absolvieren, bevor der Anschluss der jeweiligen Kursträger erfolgen kann.