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Halbzeit auf dem Weg zur "digitalen, atmenden" Behörde ,
115 verschiedene Vorhaben, Projekte und Verfahren umfasst die 2016 gestartete Digitalisierungsagenda 2020 des BAMF. Zur Halbzeit zieht die Behörde Bilanz und gibt einen Ausblick auf weitere digitale Entwicklungsschritte.
Bei der Umsetzung einer Vielzahl von Initiativen ging das Bundesamt neue Wege, nutzte als eine der ersten deutschen Behörden innovative Methoden der agilen Softwareentwicklung, wie das Vorgehensmodell Scrum, und erprobte neue digitale Technologien, wie Blockchain und künstliche Intelligenz. Zudem wurde ein IT-Labor eingerichtet, um Digitalthemen durch agile Methoden partnerschaftlich zwischen Fach- und IT-Seite erarbeiten zu können.
Ging es anfangs vorwiegend darum, die vorhandenen IT-Systeme aufzurüsten und zu stabilisieren, stehen heute die technische Skalierbarkeit und die fachliche Flexibilität der Prozesse im Vordergrund.
"Unser Ziel ist es, Prozesse langfristig vollständig (von Ende-zu-Ende) zu digitalisieren und dabei vor allem nutzerorientiert vorzugehen"
, betont dazu BAMF-Vizepräsident Dr. Markus Richter.
Meilensteine auf dem Weg (exemplarisch)
Zentraler Posteingang (ZPE)
Die Initiative zentraler Posteingang hat es geschafft, die vorhandenen heterogenen Scanprozesse und -vorgänge zu standardisieren, zu vereinheitlichen und zu zertifizieren, um eine effizientere und rechtssichere Postbearbeitung zu gewährleisten.
"Durch die Digitalisierung von Dokumentenservices können wir vielfältige Vorteile erzielen. Wir erwarten Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Verfahrensbearbeitung, da Dokumente quasi in Echtzeit ausgetauscht und bearbeitet werden können.
Darüber hinaus gehen wir von signifikanten Qualitätsverbesserungen aus, weil wir viele Prozessschritte automatisieren und damit potenzielle Fehler vermeiden können,"
erläutert, Tobias Tummescheit, der zuständige BAMF-Projektleiter.
Berufsbezogene Deutschsprachförderung (BerD)
Zur Verwaltung, Koordinierung und Abrechnung der berufsbezogenen Deutschsprachförderung wird derzeit eine zentrale digitale Plattform mit breit gefächerten Nutzungsmöglichkeiten eingerichtet. Hierzu werden Arbeitsagenturen, Jobcenter, Optionskommunen und Kursträger an die Plattform angebunden.
"Wir haben in kürzester Zeit ein riesiges Sprachförderprogramm mit einem Volumen von über 400 Mio. Euro im Jahr bundesweit gestartet. Der Erfolg ist überwältigend: Binnen zwei Jahren wurden rund 330.000 Berechtigungen erfasst und mehr als 10.000 Kurse gestartet,"
bestätigt Florian Knape, Verfahrensreferent für die Berufssprachkurse.
Neue Technologien im Einsatz
Die Erfolge des Bundesamtes im Bereich der agilen Software-Entwicklung durch die Scrum-Prozesse haben das Bundesamt darin bestärkt, auf diesem Weg weiterzugehen und ein "Prozesslabor" im Sinne von Design Thinking zu etablieren.
Dabei geht es darum, Personen verschiedener Disziplinen in einem die Kreativität fördernden Umfeld, dem zusammenzubringen.
Die Lösungsentwicklung beim Design Thinking orientiert sich dabei an den typischen Stadien des Designs: verstehen, beobachten, Standpunkt definieren, Prototypen entwickeln und testen.
Zum Design Thinking gehört auch, dass Teammitglieder in einem Brainstorming ihren Ideen freien Lauf lassen. Wenn alle Ideen bewertet und möglichst detailliert beschrieben sind, werden für Erfolg versprechende Ideen Prototypen entwickelt. Diese müssen zunächst keine fertigen Produkte sein - vielmehr werden mittels der Prototypen Ideen auf ihre Umsetzbarkeit getestet, um schnellstmöglich Feedback zu erhalten.
Digitalisierung muss sich rechnen
Mit diesen bereits sehr konkreten Projekten seiner Digitalisierungsagenda 2020 sieht sich das BAMF auf einem guten Weg und auch langfristig in einer Vorreiterrolle. Im Vordergrund steht dabei die "Digitalisierungsrendite" der Projekte.
"Eine konsequente Digitalisierung ermöglicht finanzielle und zeitliche Einsparungen, die wiederum Digitalisierungsinitiativen zugutekommen - die Digitalisierung kann sich bei einer positiven Digitalisierungsrendite gewissermaßen selbst finanzieren,"
zieht René Böcker, im Bundesamt für Prozesse, IT und Projektmanagement verantwortlich, ein Fazit des bisher Erreichten.